Tổng Quan Về Con Dấu Doanh Nghiệp

Con dấu doanh nghiệp là một trong những yếu tố nhận diện pháp lý quan trọng của một tổ chức kinh doanh. Nó đóng vai trò như một chữ ký chính thức, thể hiện sự uy quyền và độ tin cậy trong các giao dịch thương mại và hợp pháp hóa các tài liệu của doanh nghiệp. Vậy con dấu doanh nghiệp là gì? Con dấu doanh nghiệp do ai quyết định, hay nội dung và hình thức con dấu doanh nghiệp được quy định ra sao? Hãy cùng T & L tìm hiểu.

Con dấu doanh nghiệp là gì?

Các quy định về con dấu doanh nghiệp

1. Con dấu của doanh nghiệp có hình dạng như thế nào?

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về hình thức con dấu của doanh nghiệp như sau:

Kể từ khi Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực, hình dạng của con dấu doanh nghiệp không còn bị hạn chế chỉ ở hình tròn hay vuông. Doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn các hình dạng khác như tam giác, thang, bông hoa, trái tim, v.v. Hình dạng này không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của con dấu. Pháp luật hiện tại cũng không yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu của mình, cho phép doanh nghiệp sử dụng con dấu mà không cần phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Hơn nữa, doanh nghiệp có quyền tự quyết định cách thức quản lý và sử dụng con dấu thông qua Điều lệ công ty hoặc quy chế do chính doanh nghiệp ban hành.

2. Các loại dấu và mẫu con dấu doanh nghiệp

• Mỗi doanh nghiệp phải có con dấu pháp nhân (thường là dấu tròn) từ lúc thành lập cho đến khi giải thể;
• Thông tin thường có trên con dấu pháp nhân bao gồm: mã số thuế, tên công ty, quận/huyện và tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở, loại hình doanh nghiệp và có thể kèm theo logo nếu doanh nghiệp lựa chọn.

• Con dấu chức danh, còn gọi là con dấu cá nhân, dành cho các cá nhân giữ chức vụ quan trọng trong doanh nghiệp như chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc, tổng giám đốc.
• Con dấu này thường chứa thông tin về 2 thông tin là: chức danh và họ tên người dùng dấu;
• Thông thường, các chủ doanh nghiệp sẽ đặt làm cùng lúc con dấu pháp nhân và con dấu chức danh cho người đứng đầu, giúp việc ký kết hợp đồng trở nên thuận tiện và thể hiện sự chuyên nghiệp;

Doanh nghiệp còn khuyến khích những nhân viên giữ vị trí trưởng phòng, kế toán trưởng, hoặc nhân viên kinh doanh sử dụng con dấu chức danh để tạo sự chuyên nghiệp và tăng cường hiệu quả khi làm việc với khách hàng và đối tác.

+ Con dấu thông tin doanh nghiệp:

• Con dấu vuông chứa thông tin doanh nghiệp rất hữu ích cho các công ty thường xuyên gửi thư từ hoặc thực hiện nhiều giao dịch.
• Việc sử dụng con dấu này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả công việc bằng cách nhanh chóng in thông tin cần thiết như: tên công ty, mã số thuế và địa chỉ.

• Con dấu xác nhận thường được nhân viên kế toán, thu ngân hoặc quản lý kho sử dụng để đánh dấu các tình trạng quản lý tiền mặt và hàng hóa.
• Các nội dung thường thấy trên con dấu này bao gồm các cụm từ như: đã thanh toán, chưa thanh toán, đã thu tiền, đã chuyển khoản, đã cọc, đã nhập kho, đã xuất kho; giúp theo dõi và quản lý dễ dàng hơn.

3. Các cách đóng dấu theo quy định pháp luật mới nhất 

• Chỉ đóng dấu sau khi văn bản đã được ký, không đóng khi văn bản chưa có chữ ký.
• Dấu cần phải che khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái của người ký.
• Dấu cần phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng hướng và sử dụng mực đỏ theo quy định.