Hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Bước sang năm 2025, hệ thống hóa đơn điện tử ngày càng hoàn thiện với nhiều cập nhật quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ. Từ các loại hóa đơn khác nhau đến những quy định mới nhất, việc hiểu và áp dụng đúng sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Bài viết sẽ cung cấp thông tin đầy đủ về các loại hóa đơn điện tử hiện hành năm 2025, những thay đổi quan trọng trong quy định, cũng như hướng dẫn thực tế giúp doanh nghiệp triển khai thành công.
Khái Niệm Hóa Đơn Điện Tử
Hóa đơn điện tử được định nghĩa là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử, được tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử. Mục đích chính là ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.
Điểm đặc biệt của hóa đơn điện tử là có thể được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, tạo nên một hệ thống liên thông giữa đơn vị kinh doanh và cơ quan quản lý.
Những Loại Hóa Đơn Điện Tử Trong Năm 2025
Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành, năm 2025, doanh nghiệp cần lưu ý 6 nhóm hóa đơn điện tử chính sau đây để đảm bảo tuân thủ pháp luật và vận hành hiệu quả:
1. Hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT)
2. Hóa đơn bán hàng
3. Hóa đơn điện tử bán tài sản công
4. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ Quốc gia
5. Các loại hóa đơn khác như: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.
6. Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Tổng Quan Về Các Loại Hóa Đơn Điện Tử Áp Dụng Cho Các Doanh Nghiệp Hiện Nay
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, doanh nghiệp cần nắm rõ các loại hóa đơn phù hợp với hoạt động của mình. Dưới đây là thông tin chi tiết về các loại hóa đơn chính mà doanh nghiệp cần lưu ý.
1. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
Còn được gọi phổ biến là “hóa đơn đỏ” hoặc “hóa đơn VAT”, đây là loại hóa đơn dành cho các doanh nghiệp khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn này được sử dụng trong nhiều hoạt động kinh doanh quan trọng như:
- Bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất hàng vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
- Hoạt động xuất khẩu hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
2. Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng phù hợp với hai nhóm doanh nghiệp chính:
- Thứ nhất là các doanh nghiệp khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi thực hiện hoạt động bán hàng hóa và dịch vụ trong nội địa, vận tải quốc tế, xuất vào khu phi thuế quan hoặc xuất khẩu ra nước ngoài.
- Thứ hai là các doanh nghiệp trong khu phi thuế quan khi bán hàng vào nội địa hoặc giao dịch giữa các tổ chức trong khu phi thuế quan với nhau. Trong trường hợp này, hóa đơn cần ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Ví dụ thực tế: Công ty cổ phần A sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hoặc hóa đơn GTGT nếu áp dụng phương pháp khấu trừ.
3. Hóa đơn điện tử bán tài sản công
Loại hóa đơn này được sử dụng đặc biệt cho việc bán các loại tài sản công, bao gồm:
- Tài sản tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị (kể cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước);
- Tài sản kết cấu hạ tầng;
- Tài sản được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành vốn nhà nước;
- Tài sản từ các dự án sử dụng vốn nhà nước;
- Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân;
- Tài sản bị thu hồi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
- Các vật tư, vật liệu thu hồi từ việc xử lý tài sản công.
4. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
Đây là loại hóa đơn chuyên biệt được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống dự trữ nhà nước thực hiện bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật hiện hành. Loại hóa đơn này đảm bảo tính minh bạch trong việc quản lý và sử dụng hàng dự trữ quốc gia.
5. Các loại hóa đơn khác
Ngoài các loại hóa đơn chính trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng một số loại chứng từ đặc biệt như:
- Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế;
- Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng được lập theo thông lệ quốc tế và quy định pháp luật liên quan.
6. Chứng từ quản lý như hóa đơn
Một số chứng từ đặc biệt được in, phát hành, sử dụng và quản lý tương tự như hóa đơn, bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Các chứng từ này có vai trò quan trọng trong quy trình quản lý hàng hóa và chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi lưu thông trên thị trường.
Việc lựa chọn đúng loại hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa các ưu đãi thuế, tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
Quy Định Nội Dung Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất Hiện Nay
Hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong hệ thống chứng từ kế toán hiện đại. Theo quy định pháp luật hiện hành, việc tạo lập hóa đơn điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về nội dung để đảm bảo tính hợp pháp và giá trị pháp lý.
Căn cứ pháp lý về nội dung hóa đơn điện tử
Thông tư số 68/2019/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành là văn bản pháp lý quan trọng hướng dẫn chi tiết về nội dung hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Tại Khoản 1, Điều 3 của Thông tư này đã quy định rõ các tiêu chí bắt buộc mà một hóa đơn điện tử hợp lệ cần đáp ứng.
Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Để đảm bảo giá trị pháp lý, hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các thông tin sau:
- Thông tin định danh hóa đơn: Bao gồm tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn. Những thông tin này giúp phân biệt và tra cứu hóa đơn trong hệ thống quản lý.
- Thông tin về người bán: Gồm tên đơn vị, địa chỉ và mã số thuế của bên bán hàng hóa/dịch vụ. Đây là yếu tố quan trọng xác định trách nhiệm pháp lý của đơn vị phát hành hóa đơn.
- Thông tin về người mua: Bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu có). Thông tin này xác định đối tượng tiêu dùng và là cơ sở để người mua thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Chi tiết giao dịch: Phải ghi rõ tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất GTGT áp dụng, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, và tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế.
- Xác thực điện tử: Yêu cầu bắt buộc về chữ ký số, chữ ký điện tử của cả người bán và người mua, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của hóa đơn điện tử.
- Thời điểm lập hóa đơn: Thông tin này xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế và là căn cứ để xác định kỳ kê khai thuế.
- Mã xác thực từ cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, mã này là yếu tố bắt buộc thể hiện sự xác nhận của cơ quan thuế.
- Các khoản phụ thu và ưu đãi: Bao gồm phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) cần được thể hiện rõ trên hóa đơn.
Quy định bổ sung về hình thức thể hiện
Ngoài các nội dung bắt buộc nêu trên, Thông tư 68/2019/TT-BTC còn quy định chi tiết về nhiều yếu tố khác như:
- Quy cách sử dụng chữ viết, chữ số trên hóa đơn
- Đồng tiền sử dụng trong giao dịch và cách thể hiện
- Định dạng hiển thị và truyền nhận dữ liệu
- Quy định về bảo mật và lưu trữ
Năm 2025, việc nắm rõ các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Từ hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, đến hóa đơn điện tử đặc thù như bán tài sản công hay hàng dự trữ quốc gia, mỗi loại đều có quy định riêng về định dạng, phạm vi áp dụng và quy trình phát hành.
Với kinh nghiệm tư vấn hóa đơn điện tử cho hàng nghìn doanh nghiệp, T & L cam kết đồng hành cùng bạn.
—
Hãy liên hệ T & L qua hotline để được hỗ trợ chi tiết hoặc tham khảo các bài viết cùng chủ đề dưới đây:
>> Dịch Vụ Kế Toán Nha Trang – Giải Pháp Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp
>> Hộ Kinh Doanh Có Được Xuất Hóa Đơn Đỏ Không?
>> Quy Định Xuất Hóa Đơn Quà Tặng Và Hàng Khuyến Mãi
Bài viết liên quan: