Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (Thu nhập doanh nghiệp) là một khía cạnh quan trọng trong quá trình quyết toán thuế doanh nghiệp tại Việt Nam. Để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ đúng quy định của luật thuế, doanh nghiệp cần thấu hiểu rõ các quy tắc và điều kiện áp dụng cho việc xác định chi phí được trừ và không được trừ. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quyết toán thuế mà còn tránh được các rủi ro phát sinh từ việc không tuân thủ quy định của cơ quan thuế.

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đòi hỏi sự chính xác và cẩn trọng trong việc xác định các khoản chi phí hợp lý, đáp ứng đủ các điều kiện quy định. Điều này bao gồm việc đảm bảo các chứng từ, hoá đơn và bảng kê liên quan đủ hợp lệ và đúng quy định của pháp luật. Chi tiết cụ thể về các loại chi phí được trừ và không được trừ sẽ được trình bày chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. Định nghĩa chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là những khoản chi phí đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Các khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các khoản chi có đủ chứng từ, hoá đơn hợp lệ theo quy định của pháp luật.
• Các khoản chi có hoá đơn giá trị lớn hơn hoặc bằng 20 triệu đồng (giá đã bao gồm thuế GTGT) thì phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng – không dùng tiền mặt.

Chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là các khoản chi phí không đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên.

II. Các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và chi phí không được trừ

1. Chi phí nguyên vật liệu

Đối với phần chi phí này, doanh nghiệp tự cân đối và xây dựng định mức hao hụt – sử dụng nguyên vật liệu. Định mức này thường được xây dựng và lên kế hoạch từ đầu năm hoặc đầu kỳ sản xuất và được lưu trữ, quản lý tại doanh nghiệp.

• Chi phí được trừ bao gồm các khoản chi mua nguyên vật liệu, hàng hoá trong phạm vi định mức mà doanh nghiệp đã xây dựng.
• Chi phí không được trừ bao gồm các khoản chi vượt định mức tiêu hao nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã xây dựng.

2. Chi phí lãi vay không được trừ và chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN

Chi phí được trừ:

• • Đối tượng cho vay là cá nhân: Lãi suất vay không vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đi vay. Đồng thời, khi trả lãi vay thì phải khấu trừ 5% thuế TNCN trên phần lãi chi trả của cá nhân đó.
  • Đối tượng cho vay là doanh nghiệp – không phải là tổ chức tín dụng: Khi trả tiền lãi vay, doanh nghiệp phải yêu cầu bên cho vay xuất hoá đơn.
  • Điều kiện chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN: Hợp đồng vay và chứng từ thanh toán séc hoặc ủy nhiệm chi.
  • Đối tượng cho vay là ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng: Phải tuân thủ theo lãi suất công bố. Trường hợp này không yêu cầu bên đi vay phải thanh toán qua ngân hàng, có thể thanh toán bằng tiền mặt.
  • Doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ, trong quá trình kinh doanh có khoản chi trả lãi vay để đầu tư vào doanh nghiệp khác. Khi đó, khoản chi phí này được tính là chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi xác định thu nhập chịu thuế.

Chi phí không được trừ:

• • Chi phí lãi vay đã được ghi nhận vào tài sản góp vốn, giá trị công trình đầu tư vốn hóa thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
  • Khi doanh nghiệp cần vay vốn để bổ sung vốn điều lệ, thì phần chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu không được xem là chi phí được trừ nếu không đáp ứng điều kiện.

3. Chi phí khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước

4. Chi phí khấu hao tài sản cố định

Chi phí được trừ:

• • Các khoản chi cho việc mua tài sản cố định phục vụ cho người lao động tham gia làm việc tại công ty như: nhà nghỉ, nhà ăn, nhà vệ sinh, cơ sở y tế, nội thất, nhà để xe, bể nước sạch…
  • Các khoản khấu hao tài sản cố định đứng tên công ty và tài sản cố định thuê mua tài chính.
  • Các phần trích khấu hao nằm trong khung mức quy định của Bộ Tài chính.
  • Đối với doanh nghiệp kinh doanh nhóm ngành như vận tải hành khách, khách sạn, du lịch: Phần trích khấu hao từ nguyên giá là xe ô tô phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì được tính toàn bộ vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
  • Đối với các doanh nghiệp ngoài 3 nhóm ngành kinh doanh như vận tải hành khách, khách sạn, du lịch: Chi phí hợp lý khi tính khấu hao ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống là phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá từ 1.6 tỷ đồng trở xuống và tài sản phải đứng tên doanh nghiệp.
  • Khấu hao với công trình trên diện tích đất sử dụng cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Các khoản khấu hao tài sản cố định khi doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh dưới 9 tháng do sản xuất theo mùa vụ: Trong trường hợp nếu tài sản cố định đứng tên thuộc sở hữu của doanh nghiệp và đang sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tuy nhiên phải tạm dừng hoạt động do mùa vụ nhưng tài sản cố định này vẫn tiếp tục được sử dụng để phục vụ sản xuất thì trong quá trình tạm ngưng đó, các khoản trích khấu hao của tài sản cố định được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

Chi phí không được trừ:

• • Các khoản khấu hao không sử dụng vào mục đích sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ.
  • Các khoản khấu hao tài sản cố định không chứng minh được đó là tài sản của công ty.
  • Các phần trích khấu hao tài sản cố định vượt khỏi mức quy định của Bộ Tài chính.
  • Đối với các doanh nghiệp không thuộc nhóm ngành kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn thì phần trích khấu hao từ nguyên giá vượt trên 1.6 tỷ đồng/xe sẽ không được tính là chi phí hợp lý.
  • Các phần trích khấu hao của tài sản cố định không đứng tên doanh nghiệp.
  • Khấu hao đối với công trình trên diện tích đất không sử dụng vào mục đích kinh doanh.

5. Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ

• Đối với các loại tư liệu lao động có giá trị nhỏ hơn 30 triệu đồng, không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định thì doanh nghiệp ghi nhận tư liệu lao động này là công cụ dụng cụ.
• Thời gian phân bổ của công cụ dụng cụ không quá 3 năm. Nếu trường hợp doanh nghiệp có thời gian phân bổ công cụ dụng cụ quá thời gian quy định, khoản chi phí phân bổ công cụ dụng cụ quá thời hạn sẽ không được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

6. Chi phí trả trước

Chi phí trả trước là một khoản chi phí phát sinh mà doanh nghiệp đã bỏ ra trước đó để phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều kỳ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khoản chi phí này không hạch toán luôn vào một kỳ mà phân bổ dần vào các kỳ – tùy thuộc vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp.

Một vài trường hợp liên quan đến chi phí trả trước như sau:

• • Chi phí thuê mặt bằng, nhà xưởng, cửa hàng, văn phòng… dùng cho 1 năm tài chính hoặc 1 chu kỳ kinh doanh.
  • Chi phí mua bảo hiểm xe, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm cháy nổ…
  • Chi phí trả trước ngắn hạn khác: Lãi tiền vay, lãi mua hàng trả chậm, lãi mua trả góp…
  • Chi phí quảng cáo, đào tạo…
  • Chi phí nghiên cứu và chi phí cho giai đoạn triển khai. Không đủ điều kiện để ghi nhận là TSCĐ vô hình.

7. Chi phí mua hàng không có hóa đơn

Chi phí được trừ:

• • Chi mua hàng hóa, dịch vụ mua vào lập đính kèm bảng kê theo mẫu số 01/TNDN nhưng không lập kèm bảng kê chứng từ thanh toán cho người bán trong các trường hợp như mua hàng hóa là hải sản, nông sản, thủy sản của người đánh bắt trực tiếp; mua các sản phẩm là hàng thủ công như: đay, cói, tre, rơm, vỏ dừa của người trực tiếp sản xuất không kinh doanh trực tiếp bán ra; mua đất, cát, sỏi, đá của cá nhân tự khai thác; mua phế liệu của người trực tiếp thu lượm; mua đồ dùng, dịch vụ của cá nhân hoặc hộ gia đình không trực tiếp kinh doanh.
  • Điều kiện ghi nhận là chi phí hợp lý của doanh nghiệp: Bảng kê thu mua hàng hóa theo mẫu 01/TNDN phải do đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền từ doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực trước pháp luật. Bên bán phải cung cấp CMND/CCCD bản photo. Các khoản chi phí thu mua hàng hóa không hóa đơn này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, có thể dùng tiền mặt để chi trả.

Chi phí không được trừ:

• • Chi mua hàng hóa của cá nhân, tổ chức không có hóa đơn chứng từ và không có bảng kê theo mẫu số 01/TNDN.
  • Chi phí mua hàng có đính kèm bảng kê theo mẫu số 01/TNDN nhưng lại có giá cao hơn giá thị trường tại thời điểm thu mua.

8. Chi phí thuê nhà, thuê tài sản

Chi phí được trừ:

• • Chi phí thuê kho bãi, nhà xưởng, nhà kho phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh phải đăng ký với cơ quan nhà nước quản lý.
  • Chi trả tiền thuê nhà, thuê tài sản cho cá nhân tổ chức có chứng từ và hóa đơn hợp lệ.
  • Chi phí thuê nhà, thuê tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Đối với trường hợp trong hợp đồng thuê có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thay tiền thuế thuê tài sản cho cá nhân thì hồ sơ hợp lệ để được tính là chi phí được trừ, bao gồm: hợp đồng cho thuê, chứng từ thanh toán tiền thuê nhà, thuê tài sản, chứng từ nộp thuế thuê tài sản thay cho cá nhân. Doanh nghiệp phải đăng ký hồ sơ khai thay thuế thuê tài sản cho chủ nhà với cơ quan thuế tại nơi phát sinh địa điểm cho thuê.

Chi phí không được trừ:

• • Phần chi trả cho cá nhân, tổ chức cho thuê tài sản không có hoá đơn chứng từ hoặc không có hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên.
  • Chi trả tiền thuê nhà, thuê tài sản không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp không đứng tên trong hợp đồng thuê.
  • Chi trả tiền thuê nhà cho cá nhân, tổ chức cho thuê có tổng tiền thanh toán lớn hơn giá thỏa thuận trong hợp đồng.

9. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động

Chi phí được trừ:

• • Các khoản chi phải được ghi cụ thể mức hưởng và điều kiện hưởng trong hợp đồng thỏa thuận lao động, quy chế tài chính và quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
  • Phải có chứng từ thanh toán lương kèm chữ ký của lao động.

Chi phí không được trừ:

• • Tiền lương, tiền công của chủ công ty TNHH 1 TV hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân.
  • Tiền lương chi trả cho các thành viên của hội đồng thành viên và quản trị nhưng không trực tiếp tham gia vào điều hành công ty.
  • Không có chứng từ thanh toán lương hoặc quá thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế nhưng vẫn chưa chi trả.
  • Không được ghi cụ thể trong hợp đồng thỏa thuận lao động hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.

10. Các khoản phụ cấp như cơm, đồng phục, điện thoại, tăng ca, chi phí công tác, chi phí đóng bảo hiểm tự nguyện

Chi phí được trừ:

• • Các khoản chi phụ cấp này phải được ghi cụ thể mức hưởng và điều kiện hưởng trong hợp đồng lao động, quy chế tài chính và quy chế lương thưởng của doanh nghiệp hoặc có hóa đơn chứng từ hợp lệ, hợp pháp.
  • Các khoản chi phải có phiếu chi thanh toán tiền lương và bảng thanh toán lương có chữ ký của người lao động.
  • Chi phí trích đóng bảo hiểm tự nguyện được tính khi lao động tham gia đầy đủ các nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc và doanh nghiệp không còn nợ tiền bảo hiểm theo quy định của nhà nước.

Chi phí không được trừ:

• • Không có chứng từ thanh toán lương hoặc quá thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế nhưng vẫn chưa chi trả.
  • Không được ghi cụ thể trong hợp đồng thỏa thuận lao động hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
  • Chi đồng phục vượt quá 5 triệu/người/năm hoặc chi bằng hiện vật không có hóa đơn chứng từ.
  • Chi phí trích nộp quỹ hoặc bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động vượt quá 3 triệu/người/tháng.
  • Chi phí công tác, đi lại và lưu trú nếu không có văn bản, quyết định cử đi công tác hoặc chứng từ, hóa đơn hợp lệ.

11. Các khoản phúc lợi cho nhân viên

Chi phí được trừ:

• • Quy định cụ thể trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
  • Hợp đồng dịch vụ, kinh tế, thanh lý hợp đồng…
  • Hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp lệ hợp pháp như hóa đơn dịch vụ công ty du lịch, hóa đơn ăn uống, hóa đơn đóng học phí…
  • Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa làm quà tặng hoặc tặng hàng khuyến mãi cho nhân viên thì phải phải lập hóa đơn GTGT.
  • Tổng các khoản chi phúc lợi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Qua việc hiểu rõ các quy định về chi phí không được trừ và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để áp dụng đúng quy định, tối ưu hoá quyết toán thuế và tuân thủ các quy định của luật thuế.

Nếu bạn có bất kì thắc mắc nào liên quan đến chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, hãy liên hệ ngay với T & L. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng về lĩnh vực thuế sẽ đảm bảo việc báo cáo thuế được thực hiện một cách chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Hãy liên hệ với Đại Lý Thuế T & L ngay hôm nay tư vấn, hỗ trợ các vấn đề về thuế một cách nhanh chóng và chính xác nhất.