Số Định Danh Cá Nhân, CCCD Thay Thế Mã Số BHXH Từ 1/8/2025

Trong tiến trình chuyển đổi số của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam, việc áp dụng số CCCD thay thế mã số BHXH đánh dấu một bước tiến quan trọng, giúp thống nhất quản lý dữ liệu và đơn giản hóa thủ tục hành chính. Theo Công văn 1804/BHXH-QLT ngày 04/8/2025, Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn về việc sử dụng số Định danh cá nhân (ĐDCN) hoặc số Căn cước công dân (CCCD) để thay thế cho mã số BHXH và bộ mã quản lý đơn vị tham gia BHXH, BHYT. T & L xin cập nhật thông tin đầy đủ về số CCCD thay thế mã số BHXH, hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân thích ứng nhanh chóng với quy định mới.

Ý Nghĩa Của Việc Áp Dụng Số CCCD Thay Thế Mã Số BHXH

Công văn 1804/BHXH-QLT được ban hành nhằm đảm bảo liên thông và đồng bộ cơ sở dữ liệu giữa các cơ quan, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến BHXH, BHYT và BHTN. Việc sử dụng số CCCD thay thế mã số BHXH không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đồng bộ với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho các bên liên quan.

Những Thay Đổi Cụ Thể Áp Dụng Từ Ngày 01/08/2025

Theo nội dung của Công văn 1804/BHXH-QLT, các thay đổi chính sẽ được áp dụng như sau:

Đối Với Người Tham Gia BHXH (Người Lao Động)

Kể từ ngày 01/08/2025, số Định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH được áp dụng cho người tham gia BHXH, BHYT, chính thức được sử dụng để thay thế cho mã số BHXH gồm 10 chữ số như trước đây. Điều này có nghĩa là, người lao động sẽ không cần phải nhớ thêm một mã số riêng biệt khi thực hiện các giao dịch, tra cứu thông tin hay làm thủ tục hưởng các chế độ BHXH, BHYT.

Đối Với Đơn Vị Tham Gia BHXH, BHYT, BHTN (Doanh Nghiệp, Tổ Chức)

Song song với việc số CCCD thay thế mã số BHXH của người lao động, BHXH Việt Nam cũng quy định một bộ mã quản lý đơn vị mới gồm 03 thành phần: ĐD, ĐT, LH.

Bộ mã này áp dụng cho các đơn vị bao gồm:

• Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động.
• Cơ quan quản lý đối tượng.
• Các cơ sở trợ giúp xã hội, từ thiện, tôn giáo, nuôi dưỡng thương binh.
• Các tổ chức khác có liên quan đến việc tham gia BHXH, BHYT.

Chi tiết các thành phần trong bộ mã mới:

• ĐD – Mã định danh đơn vị: Đây là mã định danh được ghi trên các biểu mẫu khi giao dịch với cơ quan BHXH.
  • Đối với doanh nghiệp: theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025, sử dụng mã số doanh nghiệp 10 ký tự do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp.
  • Đối với đơn vị quan hệ ngân sách: theo Thông tư 185/2015/TT-BTC ngày 17/11/2015, sử dụng mã quan hệ ngân sách 07 ký tự do cơ quan tài chính cấp.
• ĐT – Mã đối tượng của người tham gia BHYT: gồm 2 ký tự chữ, quản lý trong cơ sở dữ liệu BHXH.
• LH – Mã loại hình sản xuất kinh doanh: gồm 3 ký tự, theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg ngày 06/07/2018 của Thủ tướng Chính phủ.

Đối với đơn vị thu hộ, bộ mã bao gồm: ĐD (mã định danh đơn vị); TH (tên viết tắt tổ chức thu hộ); HC (mã đơn vị hành chính 07 ký tự theo Quyết định 19/2025/QĐ-TTg ngày 30/6/2025); DT (mã điểm thu 03 ký tự từ 001 đến 999).

Vai Trò và Trách Nhiệm Của Các Bên Liên Quan

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi số CCCD thay thế mã số BHXH diễn ra đồng bộ và thống nhất, BHXH Việt Nam đã giao nhiệm vụ cụ thể cho các đơn vị trực thuộc:

• Ban Quản lý thu và phát triển người tham gia: Chịu trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc và giám sát việc thực hiện tại các địa phương.
• Trung tâm Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số: Phối hợp cập nhật, nâng cấp các phần mềm nghiệp vụ, biểu mẫu để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và liên thông dữ liệu.

Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì Cho Việc Số CCCD Thay Thế Mã Số BHXH?

Việc chuyển đổi sang sử dụng số CCCD thay thế mã số BHXH và bộ mã quản lý mới là một bước tiến lớn, mang lại nhiều lợi ích về lâu dài. Tuy nhiên, để tránh các vướng mắc trong giai đoạn đầu, các doanh nghiệp và bộ phận kế toán cần:

1. Cập nhật thông tin: Nắm vững các quy định mới tại Công văn 1804/BHXH-QLT.
2. Rà soát dữ liệu: Đối chiếu và đảm bảo thông tin của người lao động (họ tên, ngày sinh, số CCCD/ĐDCN) trên hệ thống của doanh nghiệp khớp với cơ sở dữ liệu của cơ quan BHXH.
3. Làm quen với bộ mã mới: Tìm hiểu và xác định đúng các thành phần trong bộ mã quản lý mới (ĐD, ĐT, LH) áp dụng cho đơn vị mình để kê khai chính xác trong các giao dịch với cơ quan BHXH sắp tới.

Việc sử dụng CCCD thay thế mã số BHXH và áp dụng bộ mã quản lý mới là một yêu cầu tất yếu trong kỷ nguyên số, giúp tối ưu hóa công tác quản lý và tạo thuận lợi cho tất cả các bên. Tuy nhiên, trong giai đoạn chuyển tiếp (chờ hoàn thiện phần mềm), có thể vẫn sử dụng mã số BHXH cũ song song nếu cần. Các doanh nghiệp cần chủ động cập nhật và chuẩn bị để quá trình chuyển đổi diễn ra một cách hiệu quả và suôn sẻ. T & L cam kết đồng hành cùng quý khách hàng trong việc cập nhật và tuân thủ quy định mới này, đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ.

—

Liên hệ T & L qua hotline để được hỗ trợ chi tiết hoặc tham khảo các bài viết cùng chủ đề dưới đây:

>> Dịch Vụ Kế Toán Nha Trang – Giải Pháp Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp

>> Vì Sao Các Doanh Nghiệp Mới Thành Lập Cần Tham Gia Bảo Hiểm Xã Hội

>> Hộ Kinh Doanh Có Doanh Thu Trên 1 Tỷ: Bắt Buộc Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Từ Máy Tính Tiền