Có Bắt Buộc Phải Ghi Tên Người Mua Trên Hóa Đơn Điện Tử Không?

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp và hộ kinh doanh tại Việt Nam theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, nhiều tổ chức và cá nhân vẫn còn gặp khó khăn trong việc hiểu rõ các quy định liên quan, đặc biệt là câu hỏi: “Có bắt buộc phải ghi tên người mua trên hóa đơn điện tử không?” và cách xử lý khi thông tin này bị sai sót. T & L, với kinh nghiệm nhiều năm cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giải đáp đầy đủ các thắc mắc về ghi tên người mua trên hóa đơn điện tử dựa trên quy định pháp luật hiện hành, nhằm hỗ trợ bạn áp dụng đúng và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

Có Bắt Buộc Ghi Tên Người Mua Trên Hóa Đơn Điện Tử Không?

Theo Khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại Khoản 7, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về việc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua trên hóa đơn điện tử được áp dụng như sau:

• Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế: Bắt buộc ghi tên người mua trên hóa đơn điện tử, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế theo đúng thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký thuế, hoặc các giấy tờ pháp lý liên quan. Nếu tên, địa chỉ quá dài, người bán có thể viết tắt các danh từ thông dụng (ví dụ: “Phường” thành “P”, “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”) nhưng phải đảm bảo xác định chính xác thông tin doanh nghiệp.
• Trường hợp người mua không có mã số thuế: Không bắt buộc ghi mã số thuế. Đối với cá nhân không kinh doanh, trong một số trường hợp đặc thù (theo Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), không cần ghi tên người mua trên hóa đơn điện tử hoặc địa chỉ. Với khách hàng nước ngoài, có thể thay thông tin địa chỉ bằng số hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch.

Nếu người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế, việc ghi tên người mua trên hóa đơn điện tử là bắt buộc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, quy định này có thể được miễn trừ.

Người Mua Là Doanh Nghiệp

Nếu người mua là doanh nghiệp hoặc đơn vị có mã số thuế, việc ghi tên người mua trên hóa đơn điện tử phải đầy đủ, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế theo đúng đăng ký kinh doanh.

Người Mua Là Cá Nhân

• Trường hợp 1: Người mua là cá nhân không kinh doanh (người tiêu dùng cuối cùng) thì không bắt buộc ghi tên người mua trên hóa đơn điện tử hoặc địa chỉ, trừ khi người mua yêu cầu.
• Trường hợp 2: Người mua là cá nhân kinh doanh, sử dụng hàng hóa/dịch vụ cho mục đích kinh doanh thì bắt buộc ghi đầy đủ thông tin: tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số định danh cá nhân.

Hóa Đơn Điện Tử Từ Máy Tính Tiền

Theo Khoản 3 Điều 11 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc ghi tên người mua trên hóa đơn điện tử hoặc địa chỉ, trừ khi người mua yêu cầu. Hóa đơn này cần có:

• Thông tin người bán: Ghi rõ tên, địa chỉ và mã số thuế của đơn vị phát hành hóa đơn.
• Thông tin người mua: Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại của người mua, chỉ áp dụng khi người mua có yêu cầu cung cấp các thông tin này.
• Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Liệt kê tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn giá, số lượng và tổng giá thanh toán. Đối với doanh nghiệp, tổ chức áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, hóa đơn cần nêu rõ giá bán chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế suất, số tiền thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế.
• Thời gian lập hóa đơn: Ghi rõ ngày, giờ phát hành hóa đơn.
• Mã tra cứu: Cung cấp mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể tra cứu và kê khai thông tin hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Người bán có thể gửi hóa đơn qua tin nhắn, email hoặc cung cấp mã QR để người mua tra cứu.

Các Trường Hợp Hóa Đơn Điện Tử Không Cần Ghi Tên Người Mua Trên Hóa Đơn Điện Tử

Theo Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các trường hợp sau đây được miễn ghi tên người mua trên hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh.
• Hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh.
• Hóa đơn dưới dạng tem, vé, thẻ điện tử.
• Hóa đơn liên quan đến hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng.

Những trường hợp này thường áp dụng cho các giao dịch bán lẻ hoặc dịch vụ đặc thù, nơi thông tin người mua không bắt buộc phải được ghi nhận để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.

Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Sai Tên Người Mua

Sai sót về tên người mua trên hóa đơn điện tử là tình huống thường gặp, đặc biệt khi doanh nghiệp xử lý số lượng lớn giao dịch. Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các phương án xử lý hóa đơn sai sót được quy định như sau:

1. Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi người mua

Nếu hóa đơn đã được cấp mã từ cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện sai tên người mua, doanh nghiệp cần:

• Hủy hóa đơn đã lập.
• Lập và phát hành hóa đơn mới với thông tin chính xác để thay thế.

2. Hóa đơn đã gửi người mua, sai tên hoặc địa chỉ nhưng đúng mã số thuế

Trong trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua, sai tên hoặc địa chỉ nhưng mã số thuế và các nội dung khác vẫn đúng, doanh nghiệp chỉ cần:

• Thông báo sai sót cho người mua và cơ quan thuế theo mẫu quy định.
• Không cần lập lại hóa đơn mới.

3. Hóa đơn đã gửi, sai tên người mua kèm các sai sót khác

Nếu hóa đơn sai tên người mua và đồng thời có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc thông tin hàng hóa/dịch vụ, doanh nghiệp có thể chọn một trong hai phương án:

• Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh sẽ ghi rõ các nội dung cần sửa đổi và tham chiếu đến hóa đơn gốc có sai sót.
• Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế: Hóa đơn thay thế sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn gốc, đảm bảo tất cả thông tin được sửa đúng theo quy định.

Doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện đúng quy trình thông báo và nộp hồ sơ cho cơ quan thuế để đảm bảo tính pháp lý.

Các Nội Dung Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Điện Tử

Để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ và tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ các nội dung bắt buộc sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn: Phải tuân thủ quy định tại Thông tư 153/2010/TT-BTC.
• Thông tin người bán: Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có, theo quy định).
• Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (ghi bằng số và chữ). Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, cần ghi rõ giá chưa thuế, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng, và tổng số tiền thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký số: Chữ ký số của người bán là bắt buộc. Nếu người mua là đơn vị kế toán, chữ ký số của người mua cũng cần được ghi nhận.
• Ngôn ngữ và định dạng chữ số: Hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài, chữ này phải đặt trong ngoặc đơn hoặc dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn. Chữ số sử dụng là các số tự nhiên (0-9), phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ bằng dấu chấm (.), và phân cách số thập phân bằng dấu phẩy (,).

Lưu ý: Một số trường hợp đặc thù (theo Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) không yêu cầu đầy đủ các nội dung trên, tùy thuộc vào đặc điểm giao dịch.

Việc hiểu rõ và tuân thủ các quy định về ghi tên người mua trên hóa đơn điện tử không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có trong quá trình kế toán và kê khai thuế. Từ việc xác định các trường hợp bắt buộc ghi thông tin người mua, đến cách xử lý sai sót một cách nhanh chóng và đúng quy trình, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. T & L cam kết đồng hành cùng quý doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu, giúp bạn tối ưu hóa quy trình kế toán và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

—

Liên hệ T & L qua hotline để được hỗ trợ chi tiết hoặc tham khảo các bài viết cùng chủ đề dưới đây:

>> Dịch Vụ Kế Toán Nha Trang – Giải Pháp Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp

>> Những Quy Định Mới Về Hóa Đơn Điện Tử Từ Máy Tính Tiền Theo Thông Tư 32/2025/TT-BTC

>> Những Loại Hóa Đơn Điện Tử Trong Năm 2025 Mà Doanh Nghiệp Cần Biết