Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử – Hướng dẫn và quy định

Hóa đơn điện tử là một trong những giải pháp hiệu quả để giảm bớt gánh nặng về thủ tục và chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính, việc thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử cũng là một bước không thể bỏ qua. Vậy thủ tục thay đổi  địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào và cần lưu ý điều gì? T & L sẽ hướng dẫn bạn từng bước cần thiết để thực hiện quy trình này một cách dễ dàng và hiệu quả nhé!

Có bắt buộc thay đổi địa chỉ công ty trên Hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 10 Nghị định 123/2020-NĐ-CP, các thông tin của doanh nghiệp gồm: tên công ty, địa chỉ trụ sở, mã số thuế là nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử. Đồng thời, những nội dung này phải được ghi nhận chính xác trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (giấy phép đăng ký kinh doanh), giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã (nếu có). Chính vì vậy, sau khi doanh nghiệp đã thay đổi địa chỉ trụ sở chính (hoàn thành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh), việc tiếp theo là phải thực hiện thủ tục cập nhật địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử trước khi phát hành hóa đơn cho khách hàng, đối tác.

Việc thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử không chỉ cần đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý. Do đó, việc này là bắt buộc và cần được thực hiện đúng quy định của pháp luật.

Các trường hợp xảy ra khi thay đổi địa chỉ công ty trên Hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020-NĐ-CP, doanh nghiệp có thể thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử bao gồm: tên công ty, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, số điện thoại, email, người đại diện pháp luật, người liên hệ và thông tin ngân hàng. Tuy nhiên, trong bài viết này, chúng tôi chỉ tập trung vào thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử.

Khi thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử sẽ xảy ra 2 trường hợp sau:

• Trường hợp 1: thay đổi địa chỉ công ty không làm thay đổi Mã số thuế và Cơ quan thuế quản lý (khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh cùng quận, hoặc doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý thay đổi địa chỉ kinh doanh trong cùng tỉnh);
• Trường hợp 2: thay đổi địa chỉ công ty dẫn đến làm thay đổi Cơ quan thuế quản lý (khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh).

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan thuế và Phòng Đăng ký kinh doanh, tại địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ mới của doanh nghiệp.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên Hóa đơn điện tử

Đối với từng trường hợp trên, sẽ có các bước riêng biệt về trình tự và thủ tục tiến hành thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự sau:

1. Thay đổi địa chỉ công ty nhưng không làm thay đổi Mã số thuế và Cơ quan thuế quản lý

Doanh nghiệp sẽ phải nộp thông báo điều chỉnh phát hành thông tin hóa đơn điện tử tới Cơ quan thuế quản lý (khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh cùng quận, hoặc doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý thay đổi địa chỉ kinh doanh trong cùng tỉnh) . Doanh nghiệp có thể thực hiện 1 trong 2 cách sau:

Cách 1. Cơ quan thuế yêu cầu làm Thông báo thay đổi, điều chỉnh thông tin trên hóa đơn

• Lập thông báo điều chỉnh thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử theo theo mẫu TB04/AC trên phần mềm HTKK của Tổng cục thuế (hoặc Lập thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn tại Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm hóa đơn của doanh nghiệp) và online trên trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/).
• Cập nhật lại địa chỉ của công ty trên giấy phép sử dụng phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện trên phần mềm hóa đơn hoặc liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
• Sau 2 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được Cơ quan thuế quản lý chấp nhận hay chưa tại đường link: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.
• Sau khi nhận được thông báo chấp nhận từ Cơ quan thuế và hoàn tất mọi thủ tục, trên website quản lý hóa đơn điện tử sẽ hiển thị trạng thái “Đã có hiệu lực” là có thể có thể phát hành hóa đơn điện tử mới và sử dụng chúng như bình thường.

Cách 2: Cơ quan thuế yêu cầu thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới

• Đối với trường hợp này, doanh nghiệp làm thủ tục hủy các số hóa đơn còn chưa sử dụng hết, sau khi thực hiện hoàn tất các thủ tục về việc thay đổi địa chỉ công ty thì sẽ phát hành lại các số này. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thông báo với nhà cung cấp hóa đơn trước về trường hợp này.
• Hủy các số hóa đơn điện tử theo mẫu trước đây nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng chúng.
• Liên hệ với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng để cập nhật thay đổi địa chỉ. Sau khi thực hiện thay đổi thành công, doanh nghiệp cần cập nhật Giấy phép sử dụng hóa đơn điện tử mới vào phần mềm quản lý của cơ quan quản lý thuế.
• Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu mới.
• Sau 2 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được Cơ quan thuế quản lý chấp nhận hay chưa tại đường link: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.
• Sau khi nhận được thông báo chấp nhận từ Cơ quan thuế và hoàn tất mọi thủ tục, trên website quản lý hóa đơn điện tử sẽ hiển thị trạng thái “Đã có hiệu lực” là có thể có thể phát hành hóa đơn điện tử mới và sử dụng chúng như bình thường.

2. Thay đổi địa chỉ công ty dẫn đến làm thay đổi Cơ quan thuế quản lý

Khi thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử dẫn đến thay đổi cơ quan thuế, có hai trường hợp có thể xảy ra:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn điện tử cũ, trong trường hợp này doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau như Trường hợp “Cơ quan thuế yêu cầu làm Thông báo thay đổi, điều chỉnh thông tin trên hóa đơn” như thông tin cung cấp ở trên. Tuy nhiên, cũng cần phải bổ sung:

• Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
• Chuẩn bị bảng kê các hóa đơn chưa sử dụng theo mẫu số BK01/AC và nộp cho Cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp trước khi thay đổi địa chỉ.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp sử dụng ngay hóa đơn mới, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Thông báo hủy toàn bộ số hóa đơn điện tử chưa sử dụng.
• Thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới với thông tin đã được thay đổi tới cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển tới. Hồ sơ cần chuẩn bị tương tự như khi đăng ký phát hành hóa đơn lần đầu.
• Tra cứu trên trang web http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra việc chấp nhận của cơ quan thuế đối với thông báo thay đổi của doanh nghiệp. Nếu chưa được chấp nhận, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn và hỗ trợ.
• Sau khi thông báo được chấp nhận, doanh nghiệp có thể phát hành, kê khai và sử dụng hóa đơn điện tử như bình thường.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử, một trong những bước không thể thiếu trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng và đầy đủ các thủ tục này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro phát sinh trong quá trình giao dịch và đảm bảo tính chính xác của hóa đơn điện tử.

T & L hy vọng rằng thông tin trong bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp có thêm kiến thức và hiểu rõ hơn về quy trình thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử. Nếu cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ, doanh nghiệp có thể liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp các thắc mắc nhanh chóng.