Bảo hiểm xã hội ban đầu là một trong các thủ tục bắt buộc phải thực hiện ngay sau khi thành lập doanh nghiệp và phát sinh lao động nhằm mục đích thực hiện hồ sơ lao động – bảo hiểm, đảm bảo chính sách phúc lợi xã hội cho nhân viên.
Định nghĩa về bảo hiểm xã hội lần đầu
Bảo hiểm xã hội lần đầu là thủ tục hành chính mà doanh nghiệp (người sử dụng lao động) thực hiện để đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc với cơ quan BHXH khi mới thành lập hoặc khi bắt đầu có phát sinh quan hệ lao động với người lao động. Kết quả của thủ tục này là doanh nghiệp sẽ được cấp mã đơn vị tham gia BHXH, cho phép doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ đóng BHXH cho người lao động theo quy định pháp luật.
Vì sao cần đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu?
Về mặt pháp lý
- Theo khoản 1, Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, việc tham gia BHXH là bắt buộc đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo công việc nhất định từ 1 tháng trở lên, cũng như đối với người sử dụng lao động có thuê mướn lao động.
- Doanh nghiệp không thực hiện đăng ký BHXH lần đầu hoặc không đóng BHXH cho người lao động sẽ vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 28/2020/NĐ-CP (như đã đề cập ở câu hỏi trước).
Về mặt phúc lợi cho người lao động
- Việc tham gia BHXH đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội cho người lao động, bao gồm các chế độ như: ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp. Đây là “lá chắn” tài chính quan trọng giúp người lao động ổn định cuộc sống trong các tình huống rủi ro.
- Trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh, việc doanh nghiệp tuân thủ chính sách BHXH không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là yếu tố thu hút và giữ chân nhân tài. Một chính sách phúc lợi rõ ràng, minh bạch (bao gồm BHXH, lương, thưởng) giúp người lao động yên tâm gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Mức phạt khi không đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội
Theo quy định tại Nghị định 28/2020/NĐ-CP ngày 01/03/2020 của Chính phủ Việt Nam, các mức phạt liên quan đến việc không đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) được quy định cụ thể trong Điều 38, 39, 40 như sau:
- Điều 38 – Vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp:
- Người sử dụng lao động không đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động có thể bị phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính, nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng đối với mỗi hành vi vi phạm.
- Trường hợp không đóng hoặc đóng không đầy đủ BHXH cho người lao động, mức phạt sẽ từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng (nếu chậm đóng dưới 30 ngày) hoặc 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng (nếu chậm đóng từ 30 ngày trở lên), tối đa không quá 75 triệu đồng.
- Điều 39 – Vi phạm quy định về lập hồ sơ tham gia BHXH:
- Nếu người sử dụng lao động không lập hồ sơ để đăng ký tham gia BHXH cho người lao động, mức phạt dao động từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng cho mỗi người lao động bị vi phạm, nhưng tổng mức phạt tối đa không vượt quá 75 triệu đồng.
- Điều 40 – Vi phạm khác liên quan đến BHXH:
- Các hành vi khác như không cung cấp thông tin hoặc cung cấp thông tin không đầy đủ về BHXH cho cơ quan chức năng có thể bị phạt từ 200.000 đồng đến 40.000.000 đồng, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.
Ngoài ra, người sử dụng lao động vi phạm còn có thể bị buộc khắc phục hậu quả, bao gồm:
- Đóng đủ số tiền BHXH chưa đóng, chậm đóng.
- Nộp tiền lãi phát sinh do chậm đóng (tính theo lãi suất quy định).
Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu thế nào?
Điều 23 Quyết định 595/2017/QĐ-BHXH quy định về đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT
1. Thành phần hồ sơ:
➥ Người lao động:
a) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với người tham gia chưa được cấp mã số BHXH hoặc điều chỉnh thông tin hoặc truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.
b) Giấy tờ chứng minh đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có) theo Phụ lục 03.
c) Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động đối với người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng đăng ký đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH.
➥ Đơn vị:
a) Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS) đối với đơn vị tham gia lần đầu; đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến; đơn vị thay đổi thông tin tham gia BHXH, BHYT.
b) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
c) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Những khó khăn khi tham gia bảo hiểm xã hội ban đầu
Phần lớn, doanh nghiệp mới thành lập gặp những khó khăn sau khi tự làm hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội như:
- Khai báo thông tin không chính xác;
- Mất nhiều thời gian cho việc tìm hiểu cách thức và làm hồ sơ;
- Tốn kém chi phí soạn, lập hồ sơ, chi phí đi lại làm hồ sơ;
- Đăng ký tham gia bảo hiểm thành công nhưng không có nhân sự chuyên trách theo dõi hồ sơ;
- Không thực hiện hồ sơ phát sinh nhằm đảm bảo phúc lợi cho người lao động;
- Do không nắm rõ quy định nên khi thanh tra định kỳ thường bị truy thu các khoản phí, lãi…
Giải pháp tham gia bảo hiểm xã hội tiết kiệm thời gian và chi phí
Hồ sơ tham gia bảo hiểm cho doanh nghiệp khá phức tạp, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm vững và làm đúng. Vì vậy đôi khi người lao động và chủ doanh nghiệp rất muốn đóng bảo hiểm, nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu. T & L với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp sẽ tư vấn đầy đủ và chi tiết theo mọi nhu cầu của quý doanh nghiệp. Không chỉ cung cấp dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu, T&L còn cung cấp các dịch vụ:
- Dịch vụ báo tăng, giảm, truy thu, truy giảm.
- Dịch vụ giải trình hồ sơ thai sản, truy thu, truy giảm.
- Dịch vụ tư vấn chốt sổ bảo hiểm, cấp sổ bảo hiểm, gộp sổ bảo hiểm, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm một lần, tăng mới lao động, cấp mã đơn vị.
- Dịch vụ tư vấn, soạn thảo thủ tục hưởng chế độ hưu trí, tử tuất, thai sản, ốm đau, dưỡng sức.
- Dịch vụ theo dõi bảo hiểm xã hội hàng năm cho doanh nghiệp.
CÔNG TY TNHH T & L – Chuyên cung cấp các dịch vụ kê khai, báo cáo thuế – quyết toán thuế tại Khánh Hoà
STH 23.04, Đường số 3, Khu đô thị Hà Quang 2, Phường Phước Hải, Nha Trang, Khánh Hoà
0258.387.4349 – 0905.181.010
Bài viết liên quan: