Hạch Toán Chi Phí Phúc Lợi Cho Nhân Viên – Khó Hay Dễ?

Chi phí quà cho con nhân viên nhân dịp 1-6 nói riêng hay các dịp lễ, sinh nhật,… nói chung được gọi là chi phí phúc lợi cho nhân viên. Vậy, làm sao để hạch toán chi phí phúc lợi này đúng quy định?

1. Căn cứ pháp lý hạch toán chi phí phúc lợi cho nhân viên

Theo Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN:

Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Theo Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 91/2014/NĐ-CP ngày 01/10/2014 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều tại các Nghị định quy định về thuế:

Tại Điều 1 Chương I sửa đổi, bổ sung điểm 2.31 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính quy định khoản chi ông được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi sau:

Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng. Quỹ lương thực hiện trong năm được quy định tại tiết c, điểm 2.5, Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính.

• Ví dụ:

Công ty A có mua hàng hóa để làm quà cho con nhân viên trong công ty vào dịp Quốc tế Thiếu nhi 1-6 với:

– Tổng chi phí cho từng cá nhân là 500.000 đồng;

– Tổng thu nhập trong năm của cá nhân là 100.000.000 đồng/năm;

– Số tháng làm việc thực tế trong 1 năm là 12 tháng.

Như vậy, ta có mức lương bình quân 1 tháng là 8.333.333 đồng/tháng.
Xét thấy khoản chi quà tặng 500.000 đồng nhỏ hơn mức lương bình quân của cá nhân theo tháng 8.333.333 đồng. Chi phí này là được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên, công ty sẽ phải lập hóa đơn giá trị gia tăng như hóa đơn bán hàng hóa thông thường.

Bên cạnh đó, đối với mua hàng hóa làm quà tặng nhân viên nhân dịp lễ, sinh nhật có giá trị dưới 200.000 đồng/người thì doanh nghiệp có thể tổng hợp và lập chung thành một hóa đơn. (Theo Nghị quyết 119/2018/NĐ-CP).

2. Hướng dẫn hạch toán chi phí phúc lợi cho nhân viên

2.1 Các chứng từ doanh nghiệp cần có để đưa chi phí phúc lợi cho nhân viên vào chi phí hợp lý gồm có:

• Có hợp đồng mua bán (nếu có);
• Có hóa đơn mua quà tặng;
• Có chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi);
• Có hoá đơn đầu ra (doanh nghiệp xuất);
• Danh sách nhân viên được nhận quà và được ký xác nhận;
• Quyết định của công ty về quà tặng cho nhân viên;
• Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động của nhân viên… tại doanh nghiệp.

2.2 Trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi:

a) Trong năm khi tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).

b) Cuối năm, xác định quỹ khen thưởng, phúc lợi được trích thêm, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).

c) Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên và người lao động khác trong doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531).

Có TK 334 – Phải trả người lao động.

d) Dùng quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi cho công nhân viên và người lao động nghỉ mát, chi cho phong trào văn hóa, văn nghệ quần chúng, ghi:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)

Có các TK 111, 112.

2.3 Trường hợp doanh nghiệp không có trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi:

Những khoản chi phí này doanh nghiệp có thể hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng:

• Nợ 641/642
• Nợ 133
• Có 331/111/112

Lưu ý: Những khoản chi trên 20 triệu bắt buộc phải chuyển khoản theo quy định

Như vậy, để hạch toán chi phí phúc lợi cho nhân viên, kế toán doanh nghiệp cần nắm vững cơ sở pháp lý và thực hiện đúng quy định. Nếu còn băn khoăn hoặc chưa có nhân sự kế toán chuyên nghiệp, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên viên của T & L để được hỗ trợ và giải quyết nhanh chóng.

Nếu bạn đang ở Nha Trang hay các tỉnh lân cận và muốn tìm dịch vụ kế toán uy tín hãy tham khảo ngay dịch vụ kế toán tại Nha Trang và các tỉnh lân cận của T & L